Documentation officielle pour
SCOLANA
Créer un compte utilisateur lecture-seule pour votre comptable
Scolana est un véritable trésor d’informations comptables ; vos experts-comptables ne cessent pas de vous y demander un accès. Ils y trouveront les réponses à plein de questions et vous laisseront enfin en paix. Et c’est super-simple à mettre en place !
Pré-requis
Attention : assurez-vous d’avoir signé un accord de confidentialité avec toute personne ayant accès à vos données ! Ce processus donne accès en lecture-seule à tous les données hébergées par votre Scolana.
Guide
Il y a deux étapes :
- Trouvez ou créez la fiche « contact » qui correspond à la personne ayant le rôle de comptable
- Créez son accès avec les bons paramètres
La fiche « contact »
Utilisez la barre de recherche pour trouver la fiche de votre comptable, et/ou vérifier que la fiche n’existe pas déjà.
Si la fiche n’existe pas : utilisez le menu pour la créer.
La seule donnée indispensable est l’adresse e-mail, qui servira comme identifiant quand votre comptable essaie de se connecter.
Une fois trouvée ou créée, ouvrez-la.
Créer l’accès
À partir de la fiche de la personne, ouvrez l’onglet “Accès”. Cet onglet affiche les informations relatives au compte utilisateur de la personne.
Il y a deux possiblilités :
- Le compte n’existe pas
- Une compte existe déjà
Pour une nouvelle fiche, le compte n’existera certainement pas. Utilisez le bouton 
pour en créer un.
Si le compte existe : utilisez le bouton 
pour vérifier son paramétrage.
Dans les deux cas (création ou modification), un formulaire s’affichera. Assurez-vous que les accès sont paramétrés comme suit :
| Oui | Non | |
| Admin | X | |
| Consultant | X | |
| Comptable | X | |
| Équipe | X | |
| Webmaster | X |
Puis cliquez sur “sauvegarder”. Le compte est maintenant “autorisé”.
Si vous le souhaitez, vous pouvez lui attribuer un mot de passe. Utilisez le bouton 
pour mettre à jour le mot de passe pour ce compte.
Sinon, vous pouvez lui inviter à se connecter. Il verra le lien “je ne connais pas mon mot de passe / première connexion” qui lui permettra de créer son propre mot de passe.
Scolana n’enverra pas de notification automatique de création de compte, c’est à vous de communiquer l’invitation (et éventuellement son mot de passe) à votre comptable par tout moyen de communication que vous jugez utile.
