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Créer un compte utilisateur lecture-seule pour votre comptable

Scolana est un véritable trésor d’informations comptables ; vos experts-comptables ne cessent pas de vous y demander un accès. Ils y trouveront les réponses à plein de questions et vous laisseront enfin en paix. Et c’est super-simple à mettre en place !

Pré-requis

Attention : assurez-vous d’avoir signé un accord de confidentialité avec toute personne ayant accès à vos données ! Ce processus donne accès en lecture-seule à tous les données hébergées par votre Scolana.

Guide
Il y a deux étapes :

  1. Trouvez ou créez la fiche « contact » qui correspond à la personne ayant le rôle de comptable
  2. Créez son accès avec les bons paramètres

La fiche « contact »

Utilisez la barre de recherche pour trouver la fiche de votre comptable, et/ou vérifier que la fiche n’existe pas déjà.

Si la fiche n’existe pas : utilisez le menu AdministrationContactsPersonnescréer pour la créer.

La seule donnée indispensable est l’adresse e-mail, qui servira comme identifiant quand votre comptable essaie de se connecter.

Une fois trouvée ou créée, ouvrez-la.

Créer l’accès

À partir de la fiche de la personne, ouvrez l’onglet “Accès”. Cet onglet affiche les informations relatives au compte utilisateur de la personne.

Il y a deux possiblilités :

  1. Le compte n’existe pas
  2. Une compte existe déjà

Pour une nouvelle fiche, le compte n’existera certainement pas. Utilisez le bouton addNouveau compte pour en créer un.

Si le compte existe : utilisez le bouton editModifier pour vérifier son paramétrage.

Dans les deux cas (création ou modification), un formulaire s’affichera. Assurez-vous que les accès sont paramétrés comme suit :

Oui Non
Admin X
Consultant X
Comptable X
Équipe X
Webmaster X

Puis cliquez sur “sauvegarder”. Le compte est maintenant “autorisé”.

Si vous le souhaitez, vous pouvez lui attribuer un mot de passe. Utilisez le bouton userMot de passe pour mettre à jour le mot de passe pour ce compte.

Sinon, vous pouvez lui inviter à se connecter. Il verra le lien “je ne connais pas mon mot de passe / première connexion” qui lui permettra de créer son propre mot de passe.

Scolana n’enverra pas de notification automatique de création de compte, c’est à vous de communiquer l’invitation (et éventuellement son mot de passe) à votre comptable par tout moyen de communication que vous jugez utile.

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saved Fiche sauvegardée
changed Fiche modifiée
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