Créer un échéancier de prélèvements pour un client

Si un client a un grand nombre de factures non-soldées, au lieu de traiter ses factures une par une, vous pouvez programmer des prélèvements pour l’ensemble en un seul coup.

Pré-requis

Assurez-vous que les vos données SEPA sont bien installées -

Numéro ICS (“Identifiant Créancier SEPA”)
Raison sociale, siège social, coordonnées bancaires de votre association / société

Assurez-vous d’avoir installé les coordonnées bancaires pour vos clients -

Compte bancaire avec IBAN, BIC, et mandat SEPA, en lien avec le compte facturation du client

Assurez-vous que le client a signé votre mandat SEPA

Modèle disponible dans Scolana à partir de la fiche compte bancaire

Guide

Positionnez-vous sur la fiche du compte facturation du client concerné. Dans la barre de recherche en haut de la page, entrez le nom du client et puis cliquez sur son numéro de compte dans la colonne “Comptes” dans les résultats

Cliquez sur le bouton “prélèvements”. Cette page affiche les prélèvements actuellement planifiés. Utilisez le bouton “Nouveau prélèvement” pour saisir une nouvelle programmation.

Attention : la nouvelle programmation s’installe en plus de ce qui est déjà programmé ; les prélèvements existants ne sont pas remplacés.

Dans la fenêtre qui s’affiche, mettez les informations suivantes :

Date de la première échéance : la premère échéance sera programmée pour cette date. Les échéances suivantes seront pour la même date dans les mois suivants.
Total à prélèver en euros : le montant total à prélèver (la somme de toutes les échéances). Si vous laissez ce champ vide, Scolana calculera le total à prélèver à partir des totaux dûs des factures que vous séléctionnerez.
Nombre d’échéances à programmer : Scolana programmera une échéance par mois pour le nombre de mois que vous mettez dans ce champ.
Imputation aux factures : cochez les factures auxquelles les prélèvements seront affectés.

Exemple:

Vous avez un client avec deux factures non-soldées. La première présente un solde de 100 euros. L’autre présente un solde de 200 euros. Vous décidez de récupérer les 300 euros en deux échéances de 150 chacune. Vous devez saisir :

Date de la première échéance : par exemple, 15 octobre
Total à prélèver en euros : laissez vide
Nombre d’échéances à programmer : 2
Imputation aux factures : cochez les deux factures

Scolana créera :

Un prélèvement de 150 euros le 15 octobre, affecté ainsi :
- 100 euros à la première facture,
- 50 euros à la deuxième facture,
Un prélevement de 150 euros le 15 novembre, affecté à la deuxième facture.

Du point de vue de votre client, il aura un prélèvement de 150 le 15 octobre, et un prélèvement de 150 euros de 15 novembre. Du point de vue de votre comptable, les deux factures seront intégralement soldées, et l’affectation des recettes sur votre botre relevé de compte bancaire seront traçables aux factures concernées.

Attention : pensez à télécharger votre fichier SEPA et à l’envoyer à votre banque à chaque date d’échéance.

Documentation officielle pour SCOLANA