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Créer un compte utilisateur admin lecture-écriture avec accès à toutes vos données

Vous venez de recruter votre assistant(e) … ou vous prenez votre retraite et pous passez les rênes à votre remplaçant(e). Qui aura besoin de son accès admin. Avec accès à tout. Ou prèsque tout, selon le cas.

Pré-requis

Attention : en suivant ce guide, vous donnerez accès à toutes vos données à une personne. Cet accès est à donner uniquement aux personnes en qui vous avez entièrement confiance, et qui se sont engagées légalement par un accord ou contrat de confidentialité.

Guide

Il y a trois étapes :

  1. Trouvez ou créez la fiche « contact » qui correspond à la personne qui aura l’accès admin
  2. Décidez quel niveau d’accès sera attribué
  3. Créez son accès avec les bons paramètres

La fiche « contact »

Utilisez la barre de recherche pour trouver la fiche personnelle de la personne qui sera admin, et/ou vérifier que la fiche n’existe pas déjà.

Si la fiche n’existe pas : utilisez le menu AdministrationContactsPersonnescréer pour la créer.

La seule donnée indispensable est l’adresse e-mail, qui servira comme identifiant quand votre comptable essaie de se connecter. Pour votre sécurité et pour la bonne traçabilité de ses actions, il est toutefois souhaitable de bien identifier la personne en question avec ses nom et prénom et adresse.

Une fois trouvée ou créée, ouvrez-la.

Niveau d’accès

Il existe la notion d’administrateur avec accès à la comptabilité, et administrateur sans accès à la comptabilité. “Sans accès” est recommandé pour, par exemple, la personne qui s’occupe de la pédagogie, la planification, les inscriptions. En général, toute personne qui aurait besoin de créer ou modifier des données dans votre Scolana mais qui ne s’occupe pas du tout de la facturation et n’a pas besoin de la consulter.

“Avec accès” est nécessaire pour toute personne qui crée des factures, qui enregistre les règlements, qui gère les chèques ou les prélèvements.

Créer l’accès

À partir de la fiche de la personne, ouvrez l’onglet “Accès”. Cet onglet affiche les informations relatives au compte utilisateur de la personne.

Il y a deux possiblilités :

  1. Le compte n’existe pas
  2. Une compte existe déjà

Pour une nouvelle fiche, le compte n’existera certainement pas. Utilisez le bouton addNouveau compte pour en créer un.

Si le compte existe : utilisez le bouton editModifier pour vérifier son paramétrage.

Dans les deux cas (création ou modification), un formulaire s’affichera. Pour une personne qui ne devrait pas toucher la comptabilité, assurez-vous que les accès sont paramétrés comme suit :

Oui Non
Admin X
Consultant X
Comptable X
Équipe X
Webmaster X

Pour une personne qui a besoin d’accès à la comptabilité, assurez-vous que les accès sont paramétrés comme suit :

Oui Non
Admin X
Consultant X
Comptable X
Équipe X
Webmaster X

Puis cliquez sur “sauvegarder”. Le compte est maintenant “autorisé”.

Si vous le souhaitez, vous pouvez lui attribuer un mot de passe. Utilisez le bouton userMot de passe pour mettre à jour le mot de passe pour ce compte.

Sinon, vous pouvez lui inviter à se connecter. Il verra le lien “je ne connais pas mon mot de passe / première connexion” qui lui permettra de créer son propre mot de passe.

Scolana n’enverra pas de notification automatique de création de compte, c’est à vous de communiquer l’invitation (et éventuellement son mot de passe) à votre collègue par tout moyen de communication que vous jugez utile.

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