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Créer un avoir suite au départ anticipé d'un enfant

Un enfant quitte l’école plus tôt que prévu. Vous avez déjà facturé toute l’année. La facture n’est pas (légalement) modifiable. Que faire ?

Guide

Positionnez-vous d’abord sur la fiche de la facture concernée.

Pour clôturer la facture de l’enfant parti, il faut créer un avoir. L’avoir est effectivement une réduction à appliquer à la facture. Sur la fiche de la facture, il y a un bouton “avoir”. Ce bouton affiche un formulaire qui permet de préciser le montant de la réduction pour chaque ligne de la facture. Voici un exemple avec des chiffres inventés :

Facture originale :
descriptif quantité prix unitaire total
10 mois de scolarité 2019-2020 10 400 4000
10 mois de forfait cantine 2019-2020 10 30 300
10 mois de forfait garderie 2019-2020 10 20 200
total 4500

Total payé : 1800 (correspondant à 4 mois scolarité + forfaits)

L’enfant part après 4 mois, il a donc un crédit de 6 mois. L’avoir va ressembler à ceci :

descriptif quantité prix unitaire total
6 mois de scolarité 2019-2020 6 400 2400
6 mois de forfait cantine 2019-2020 6 30 180
6 mois de forfait garderie 2019-2020 6 20 120
total 2700
Situation après l’avoir :
total de la facture 4500
– déduction de l’avoir -2700
_____
montant à payer 1800
– total payé -1800
_____
solde zéro 0

Les montants exprimés dans l’avoir doivet être positifs, parce que le montant est soustrait du montant de la facture, est en soustrayant un montant négatif votre comptable aura un mal de tête impitoyable.

Le principe

Le but de créer un avoir est de corriger la facture de façon que le calcul “facture moins avoir” correspond à ce que vous auriez eu facturé, si vous aviez su ce qui allait se passer plus tard – sans prendre en compte ce qui a été payé ou pas.

Dans l’exemple ci-dessus, la facture était soldée suite à la création de lavoir. Dans la vraie vie, une fois l’avoir créé, il y a trois cas possibles:

La facture est soldée

Génial, il n’y a rien à faire. Le client a payé ce qu’il a dû payer.

La facture présente un solde débiteur

Le client n’a pas encore tout payé, même en prenant compte la réduction.

La facture présente un solde créditeur

Le client a trop payé par rapport au montant après application de la réduction. Vous avez trois possibilités :

  1. Rembourser l’excédent
  2. Transférer le solde sur une autre facture impayée (s’il y en a une)
  3. Si le client n’exige pas le remboursement, consultez votre comptable pour trouver un traitement adéquant.
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