Documentation officielle pour SCOLANA

Guide

À partir de la fiche du groupe concerné, sélectionnez d’abord le sous-ensemble d’enfants concernés par cette facturation. Si tous les enfants sont concernés, aucune sélection n’est nécessaire.

Cliquez sur le bouton Facturation groupée pour démarrer le processus.

Scolana affichera la liste de produits comptables ; cochez le produit que vous comptez facturer et cliquez sur “continuer” en bas.

La page qui se présente ensuite est composée de deux rubriques: la facturation, et la programmation des prélèvements (si l’option est activée).

Rubrique Facturation

Scolana présentera une grille avec les colonnes suivantes :

1. Les noms des enfants
2. “PVT”
3. et une colonne par produit sélectionné

La colonne “enfants”

Le montant à facturer dépend parfois sur la fratrie, l’ancienneté, si l’enfant et scolarisé chez vous ou non. Si vous cliquez sur le nom d’un enfant, Scolana affiche des informations utiles pour vous aider à déterminer le prix applicable pour l’enfant.

La colonne “PVT”

Cette colonne concerne uniquement les prélèvements.

• Décoché : aucun prélèvement ne sera programmé pour cet enfant
• Coché : des prélèvements seront programmés pour cet enfant, selon l’échéancier que vous allez créer plus bas. Si vous ne créez aucun échéancier, aucun prélèvement ne sera programmé.

Les colonnes “produit”

C’est ici que vous entrez les montants à facturer pour chaque enfant. Il y a deux modes de saisie : tout-le-monde ou individuel.

• Tout-le-monde : cliquez sur le nom du produit, dans l’en-tête de la colonne. Scolana affiche un petit formulaire avec quantité, description, prix unitaire, et (si activé) le taux TVA. Les quantité et prix que vous mettez ici s’appliqueront à l’ensemble des enfants.

• Individuel : cliquez sur une cellule, sous un produit, dans une ligne “enfant”. Scolana affiche le même formulaire ; mais les valeurs que vous mettez ici s’appliqueront uniquement à l’enfant dans la ligne.

Quelques astuces :

• Si vous ne voulez facturer qu’un petit nombre d’enfants du groupe, il est plus simple de procéder cellule par cellule (mode individuel).
• Si vous facturez la même chose à chaque enfant, il est plus simple d’utiliser le mode tout-le-monde.
• Si vous facturez la même chose à chaque enfant, avec quelques exceptions, utilisez le mode tout-le-monde d’abord pour appliquer le règle, puis pour chaque cas particulier, utilisez le mode individuel. Pour les exceptions :
  • si l’enfant ne doit pas être facturé, videz le champ “quantité” ou “prix” (ou mettez un zéro).
  • si le montant à facturer est différent, changez les champs “quantité” ou “prix” selon le besoin.

Si une cellule affiche une valeur, une ligne de facture correspondante sera créée. Si le montant ou le prix est vide (ou zéro), aucune valeur n’est affichée, et aucune ligne de facture n’est créée.

Quand vous cliquez sur “sauvegarder” (en bas de la page), Scolana crée les lignes de facture prévues, et les attribue aux factures selon la règle suivant :

• Scolana cherche d’abord dans les factures en préparation (non-émises) de la famille de l’enfant. Si une facture en préparation existe, pour la même année scolaire, Scolana ajoute la ligne à cette facture.
• Si aucune facture en préparation n’existe pour la famille, ou une facture en préparation existe mais pour une autre année scolaire, Scolana crée une nouvelle facture en préparation, et la ligne sera affectée à cette nouvelle facture.

Il est possible de créer d’autres règles, par exemple, que Scolana crée une facture séparée pour chaque enfant, ou que Scolana crée des factures distinctes pour la scolarité et les activités extrascolaires.

Rubrique Prélèvements

Si la gestion des prélèvements est activée, vous pourrez programmer ici des prélèvements bancaires automatiques correspondant aux lignes de facture créées ici, pour chaque enfant dont la case “PVT” est cochée.

La programmation est sur la base des pourcentages et donc elle fonctionne correctement même si les montants facturés varient entre familles. Par exemple, un enfant qui est facturé 10% de moins des autres enfants, sera prélèvé 10% de moins aussi. Si un enfant dans la liste n’est pas facturé du tout, il ne sera pas prélèvé non plus, peu importe le statut de sa case “PVT”.

(1) Un prélèvement unique

Dans le cas le plus simple, vous allez prélèver 100% du montant facturé en un seul coup. Dans la zone “Programmation N° 1”, mettez la date du prélèvement, dans “pourcentage” mettez “100”, et dans “nombre d’échéances” mettez 1.

(2) Une série de prélèvements

Si vous voulez prélèver la somme en plusieurs échéances identiques :

• toujours dans la zone “Programmation N° 1”,
• mettez la date du premier prélèvement dans le champ “date de la première échéance”
• mettez 100 dans le champ “pourcentage”
• mettez le nombre de prélèvements à effectuer dans le champ “nombre d’échéances”

Par exemple, si vous mettez “5” dans ce dernier champ, Scolana calculera 5 prélèvements de 20% chacun. Les échéances seront programmés la même date du mois, tous les mois pendant cinq mois,

(3) Montants variables

Si vous souhaitez prélèver 10% du montant au début, puis programmer trois échéances de 30%, procédez comme suit :

• Dans la zone “Programmation N° 1”, mettez la date, “10” pour pourcentage, et “1” pour nombre d’échéances
• Dans la zone “Programmation N° 2”, mettez la date, “30” pour pourcentage, et “1” pour nombre d’échéances
• Dans la zone “Programmation N° 3”, mettez la date, “30” pour pourcentage, et “1” pour nombre d’échéances
• Dans la zone “Programmation N° 4”, mettez la date, “30” pour pourcentage, et “1” pour nombre d’échéances

(4) Plusieurs échéanciers

Parfois, la vrai vie peut être plus complexe. Voici une situation typique :

1. Frais d’inscription à prélèver en août, en une fois (ex : 800 euros)
2. Frais de scolarité ; 10% à prélèver en août, 30% en septembre, 30% en décembre, et 30% en mars (ex : 10000 euros, 1000 puis trois fois 3000)
3. Repas à prélèver tous les mois de septembre à juin (10 échéances de 10% du montant annuel, par ex : 10 fois 250 euros)

Dans ce genre de cas, suivez le processus (sélection du produit, facturation, puis programmation des prélèvements) pour chaque produit séparement.

• Pour les frais d’inscription, programmez la facturation, puis utilisez le processus “(1) un prélèvement unique”, et sauvegardez.
• Pour les frais de scolarité, programmez la facturation, puis utilisez le processus “(3) montants variables”, et sauvegardez.
• Pour les frais de repas, programmez la facturation, puis utilisez le processus “(2) une série de prélèvements”, et sauvegardez.

Scolana construira l’échéancier de prélèvements pour une famille “standard” comme suit :

Supposons maintenant que parmi les enfants il y a une fratrie. Si vous ne proposez pas de réduction pour les fratries, les montants à prélèver pour la famille concernée, seront tout simplement le double des autres familles.

Si vous facturez avec une réduction de 10% sur la scolarité du deuxième enfant, Scolana va créer cette échéancier pour la famille :

Supposons une autre famille souhaite prendre votre option “forfait garderie” à 400 euros par mois, mais à partir de janvier. Leur échéancier sera adapté en fonction :

Vérification

À partir de la fiche groupe, cliquez sur le bouton Bilan facturation pour voir ce qui a été facturé.

À partir de la liste de prélèvements à venir (Administration → Comptabilité → Paiements → Échéanciers), vous verrez les montants globaux à prélèver à chaque date.

À partir d’une fiche Compte facturation d’un client, cliquez sur le bouton Prélèvements pour visualiser ce qui est programmé pour une famille.

Application

Vous devez émettre les factures pour les communiquer aux familles et à votre comptable. (TODO : guide en cours)

Vous devez valider les prélèvements et envoyer l’ordre de prélèvements (généré par Scolana) à votre banque pour que les paiements soient effectués. (TODO : guide en cours)