text-box-outline Documentation officielle pour SCOLANA

Créer des factures pour une classe ou un autre groupe

Les enfants sont installés, ils profitent d’une excellente éducation, il est temps de facturer leurs parents…

Pré-requis

Assurez-vous que :

Pensez à consulter la page summaryBilan facturation (à partir de la fiche du groupe) pour voir ce qui a déjà été facturé aux enfants, au titre de ce groupe, afin d’éviter une refacturation de ce qui a déjà été facturé.

Guide

À partir de la fiche du groupe concerné, sélectionnez d’abord le sous-ensemble d’enfants concernés par cette facturation. Si tous les enfants sont concernés, aucune sélection n’est nécessaire.

Cliquez sur le bouton new_invoiceFacturation groupée pour démarrer le processus.

Scolana affichera la liste de produits comptables ; cochez le produit que vous comptez facturer et cliquez sur “continuer” en bas.

La page qui se présente ensuite est composée de deux rubriques: la facturation, et la programmation des prélèvements (si l’option est activée).

Rubrique Facturation

Scolana présentera une grille avec les colonnes suivantes :

  1. Les noms des enfants
  2. “PVT”
  3. et une colonne par produit sélectionné

La colonne “enfants”

Le montant à facturer dépend parfois sur la fratrie, l’ancienneté, si l’enfant et scolarisé chez vous ou non. Si vous cliquez sur le nom d’un enfant, Scolana affiche des informations utiles pour vous aider à déterminer le prix applicable pour l’enfant.

La colonne “PVT”

Cette colonne concerne uniquement les prélèvements.

Les colonnes “produit”

C’est ici que vous entrez les montants à facturer pour chaque enfant. Il y a deux modes de saisie : tout-le-monde ou individuel.

Quelques astuces :

Si une cellule affiche une valeur, une ligne de facture correspondante sera créée. Si le montant ou le prix est vide (ou zéro), aucune valeur n’est affichée, et aucune ligne de facture n’est créée.

Quand vous cliquez sur “sauvegarder” (en bas de la page), Scolana crée les lignes de facture prévues, et les attribue aux factures selon la règle suivant :

Il est possible de créer d’autres règles, par exemple, que Scolana crée une facture séparée pour chaque enfant, ou que Scolana crée des factures distinctes pour la scolarité et les activités extrascolaires.

Rubrique Prélèvements

Si la gestion des prélèvements est activée, vous pourrez programmer ici des prélèvements bancaires automatiques correspondant aux lignes de facture créées ici, pour chaque enfant dont la case “PVT” est cochée.

La programmation est sur la base des pourcentages et donc elle fonctionne correctement même si les montants facturés varient entre familles. Par exemple, un enfant qui est facturé 10% de moins des autres enfants, sera prélèvé 10% de moins aussi. Si un enfant dans la liste n’est pas facturé du tout, il ne sera pas prélèvé non plus, peu importe le statut de sa case “PVT”.

(1) Un prélèvement unique

Dans le cas le plus simple, vous allez prélèver 100% du montant facturé en un seul coup. Dans la zone “Programmation N° 1”, mettez la date du prélèvement, dans “pourcentage” mettez “100”, et dans “nombre d’échéances” mettez 1.

(2) Une série de prélèvements

Si vous voulez prélèver la somme en plusieurs échéances identiques :

Par exemple, si vous mettez “5” dans ce dernier champ, Scolana calculera 5 prélèvements de 20% chacun. Les échéances seront programmés la même date du mois, tous les mois pendant cinq mois,

(3) Montants variables

Si vous souhaitez prélèver 10% du montant au début, puis programmer trois échéances de 30%, procédez comme suit :

(4) Plusieurs échéanciers

Parfois, la vrai vie peut être plus complexe. Voici une situation typique :

  1. Frais d’inscription à prélèver en août, en une fois (ex : 800 euros)
  2. Frais de scolarité ; 10% à prélèver en août, 30% en septembre, 30% en décembre, et 30% en mars (ex : 10000 euros, 1000 puis trois fois 3000)
  3. Repas à prélèver tous les mois de septembre à juin (10 échéances de 10% du montant annuel, par ex : 10 fois 250 euros)

Dans ce genre de cas, suivez le processus (sélection du produit, facturation, puis programmation des prélèvements) pour chaque produit séparement.

Scolana construira l’échéancier de prélèvements pour une famille “standard” comme suit :

mois somme total descriptif
août 800 + 1000 1800 frais d’inscription + 1e 10% scolarité
sept 3000 + 250 3250 repas + 1e trimestre scolarité
oct 250 250 repas
nov 250 250 repas
déc 3000 + 250 3250 repas + 2e trimestre scolarité
janv 250 250 repas
févr 250 250 repas
mars 3000 + 250 3250 repas + 3e trimestre scolarité
avr 250 250 repas
mai 250 250 repas
juin 250 250 repas

Supposons maintenant que parmi les enfants il y a une fratrie. Si vous ne proposez pas de réduction pour les fratries, les montants à prélèver pour la famille concernée, seront tout simplement le double des autres familles.

Si vous facturez avec une réduction de 10% sur la scolarité du deuxième enfant, Scolana va créer cette échéancier pour la famille :

mois somme total descriptif
août 800 + 1000 + 800 + 900 3500 frais d’inscription + 1e 10% scolarité
sept 3000 + 250 + 2700 + 250 6200 repas + 1e trimestre scolarité
oct 250 + 250 500 repas
nov 250 + 250 500 repas
déc 3000 + 250 + 2700 + 250 6200 repas + 2e trimestre scolarité
janv 250 + 250 500 repas
févr 250 + 250 500 repas
mars 3000 + 250 + 2700 + 250 6200 repas + 3e trimestre scolarité
avr 250 + 250 500 repas
mai 250 + 250 500 repas
juin 250 + 250 500 repas

Supposons une autre famille souhaite prendre votre option “forfait garderie” à 400 euros par mois, mais à partir de janvier. Leur échéancier sera adapté en fonction :

mois somme total descriptif
août 800 + 1000 1800 frais d’inscription + 1e 10% scolarité
sept 3000 + 250 3250 repas + 1e trimestre scolarité
oct 250 250 repas
nov 250 250 repas
déc 3000 + 250 3250 repas + 2e trimestre scolarité
janv 250 + 400 650 repas + garderie
févr 250 + 400 650 repas + garderie
mars 3000 + 250 + 400 3650 repas + garderie + 3e trimestre scolarité
avr 250 + 400 650 repas + garderie
mai 250 + 400 650 repas + garderie
juin 250 + 400 650 repas + garderie

Vérification

À partir de la fiche groupe, cliquez sur le bouton summaryBilan facturation pour voir ce qui a été facturé.

À partir de la liste de prélèvements à venir (AdministrationComptabilitéPaiementsÉchéanciers), vous verrez les montants globaux à prélèver à chaque date.

À partir d’une fiche Compte facturation d’un client, cliquez sur le bouton cashPrélèvements pour visualiser ce qui est programmé pour une famille.

Application

Vous devez émettre les factures pour les communiquer aux familles et à votre comptable. (TODO : guide en cours)

Vous devez valider les prélèvements et envoyer l’ordre de prélèvements (généré par Scolana) à votre banque pour que les paiements soient effectués. (TODO : guide en cours)

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