Documentation officielle pour SCOLANA

Guide

Scolana a envie de fonctionner par télépathie : vous réflechissez à votre objectif, et Scolana le fera.

Nous n’y sommes pas encore. Une voiture va beaucoup plus vite que nos jambes, mais on a toujours besoin de la diriger. Scolana est de la même façon supérieur aux tableurs et aux traitements de texte, mais il faut lui dire explicitement ce que vous souhaitez réaliser.

Comment trouver des choses

Recherche

Vous trouvez des choses plus facilement en utilisant la barre de recherche en haut de chaque page. La recherche fonctionne même avec des noms partiels. Si vous avez besoin de consulter la fiche “Matthieu Philippe”, mais vous ne savez pas si c’est “Matthieu” ou “Mathieu”, ni ci c’est “Philippe” ou “Philippe”, mettez tout simplement

mat phil

touche “entrée”, et Scolana trouvera toute personne dont le nom commence par “Mat” ou “Phil”.

La recherche trouve les personnes (adultes et enfants), organisations, comptes clients, comptes utilisateurs, noms des classes, numéros de factures, intitulés des formations, noms et contenus des pages web, pages extranet, et modèles de document.

Essentiellement, si vous cherchez quelque chose mais vous doutez le chemin pour la trouver, essayez la recherche d’abord.

Naviguer

Le menu Administration est le point d’entrée pour toute la navigation. On y trouve ces liens :

• Formations – séances/modules et programmes de formation, listes de participants, listes de formateurs, calendriers, contrats de formation
• Comptabilité – factures, avoirs, devis, comptes (clients, produits, bancaires, fournisseurs), l’historique de tous les paiements, consultation, analyse et exports du journal comptable.
• Enfants – tous les enfants, tous les groupes (classes, demandes d’inscription, activités et autres), tous les modules de suivi.
• Contacts – listes de personnes, organisations, lieux (de formation)
• Contenu – pages web, modèles de documents et de notification, autres modèles et contenus
• Communications – Newsletters, historique de notifications, messages non-livrés
• Server admin – configuration, paramètrages, numérotation
• Gestion des accès – comptes utilisateurs historique des modifications (créations, modifications, ou suppressions), historique des accès
• Development – Scripts, modèles de tableurs, CSS stylesheets, redirections, documentation technique

Dans le plupart des cas, Scolana propose une page “liste” et une page “détail”.

Page « Liste »

En général, une page qui affiche une liste offre un résumé concis de chaque élément de la liste. On clique sur l’élément pour consulter la page “détail”.

Souvent, la page “liste” propose les fonctionnalités suivante :

• Sélection – pour limiter l’affichage selon des critères que vous préciserez
• Télécharger – pour obtenir la liste en format PDF ou XLS, en fonction des modèles installés.
• Créer ou Ajouter – créer un élément.

D’autres fonctionnalités pourraient être présent en fonction de la liste. Par exemple, un liste de personnes proposera un bouton pour leur envoyer un mail groupé. Une liste de factures affichera un bouton pour émettre toutes les factures le la liste. Une liste de groupes offre un bouton pour copier l’ensemble de groupes d’une année scolaire à une autre.

Les opérations sur une liste (télécharger, export, envoyer mail, émettre) traitent la sélection d’éléments définie dans le bouton “sélection”. Si vous avez besoin de traiter un sous-ensemble, précisez vos critères d’abord. Si vous avez besoin de traiter tous les élément, assurez-vous qu’aucune critère de sélection soit en vigueur.

Page « Détail »

Chaque page “détail” affiche toutes les informations disponibles relatives à l’objet concerné, et des boutons qui permettent de manipuler l’object.

Cela veut dire, si vous avez besoin d’effectuer une opération ou de réaliser un processus : trouvez d’abord l’object, puis cliquez sur le bouton

Par exemple, une fiche “contact” affiche les coordonnées de la personne, un lien vers sa famille, toutes ses formations, ses comptes clients et ses factures, les organisations liées, et son compte utilisateur. La page affiche également des boutons pour manipuler la fiche : modification des coordonnées, suppression de la fiche, ajout/suppression d’une adresse, changer le mot de passe, inscrire à une formation, enregistrer un commentaire parmi beaucoup d’autres.

Une fiche “facture” montre les informations du client, les détails (lignes) de la facture, les opérations débit ou crédit correspondant aux paiements, avoirs, et remboursements éventuels. Les boutons proposés permettent de modifier, d’émettre, de déséditer ou de supprimer la facture ; de créer un avoir, d’enregistrer un paiement ou un remboursement, d’envoyer une notification, et d’obtenir la facture en format PDF.

Relations entre les choses

On parle de “relation” lorsqu’un objet est lié à un autre. Une personne est liée à sa famille ; un règlement est lié à une facture ; un contract de formation est lié à la formation, la facture, le client, et le participant.

Dans certains cas, on parle de relations “plusieurs-à-plusieurs”. Par exemple, un enfant est inscrit dans plusieurs classes, et une classe contient plusieurs enfants. De même, une séance de formation a un nombre de participants, et une personne peut être inscrite à plusieurs séances de formation.

• Pour affecter un enfant à un groupe :
  • À partir de la fiche détail de l’enfant, dans l’onglet “groupes”, utilisez le lien “ajouter à une classe” ; ou :
  • À partir de la fiche détail du groupe, utilisez le bouton Enfant pour ajouter un enfant.

• Pour affecter un étudiant à une séance de formation :
  • Dans la fiche détail de la personne, dans l’onglet “formations”, utilisez le bouton Nouvelle inscription ; ou :
  • Dans la fiche détail de la formation, dans la rubrique “inscriptions”, utilisez le bouton Nouvelle inscription

Page « Modifier »

Si besoin d’enregistrer une date (date de naissance, début de l’année scolaire, début d’une formation etc), Scolana interprète liberalement votre saisie. Donc pour entrer le 12 mars 2014, par exemple, vous pouvez mettre :

• 12 mars 2014
• 12-mars-2014
• 12/3/2014
• 12/3/14
• 12.mars.2014
• 12032014
• 120314

Le dernier format : date sur deux chiffres (01, 02 etc) puis mois sur deux chiffres, puis année sur deux chiffre, sans espace ou tout autre ponctuation, est généralement la façon la plus vite et efficace pour rentrer une date.

Attention : aux États-Unis, le format “12/3/14” correspond à 3 décembre 2014. Scolana par contre interprète cette saisie comme 12 mars 2014.

Pour éviter l’ambiguïté, après votre saisie, Scolana transforme la date en format “12-mars-2014” : le mois en lettres pour qu’il y ait pas de doute.

Si Scolana ne sait pas interpreter votre saisie, le champ sera rouge pour attirer votre attention à l’erreur.