Documentation officielle pour
SCOLANA
Corriger une facture émise, mais facilement
Vous vous rendez compte qu’une facture émise a une erreur … comment faire !!??
Guide
Normalement, une facture émise est verouillée et donc sa modification est interdite. (Si la facture n’est pas encore émise, vous n’avez pas de soucis ; modifiez la facture à volonté).
Si vous avez déjà importé vos données comptables de Scolana dans votre logiciel comptable, la modification d’une facture risque de provoquer de sérieux problèmes de synchronisation entre les deux systèmes.
En plus, si votre client a vu la facture, sa modification entrainera confusions et besoins d’explications.
Donc, premier conseil : si la facture est déjà importée dans votre comptabilité, ou si la facture est déjà communiquée à votre client, pensez à créer un avoir au lieu de suivre ce guide.
Si vous décidez malgré tous ces avertissements et contre tout le bon conseil du monde, de modifier la facture, voici comment faire :
- Trouvez la fiche de la facture. Vous pouvez entrer le numéro de facture ou le nom du client dans la barre de recherche en haut de la page ; Scolana affichera un lien vers la facture.
- Cliquez sur le bouton “déséditer”.
- Ce bouton va enlever le numéro et la date de la facture, et supprimer les écritures comptables liés à l’émission de la facture.
- La facture est maintenant “en préparation”, c’est à dire, elle et comme une facture non émise, donc modifiable à volonté.
Attention : Scolana impose une “date vérouillage comptable” qui interdit la modification du journal comptable avant la date de vérouillage. Si vous recevez une erreur lors de la désédition de la facture, vérifiez d’abord avec votre responsable comptabilité pour voir si cette date de vérouillage est la culpable.
Dans le cas particulier de rectification du nom du client, le processus est équivalent :
- D’abord corrigez le nom du client sur la fiche client (personne ou organisation ou autre).
- Trouvez la facture, déséditez-la, puis ré-émettez la toute de suite après.
- Au moment de l’édition, Scolana installera le nom du client mis à jour sur la facture.
Important : pensez toujours à ré-émettre la facture après !!
Sinon, vous risquez d’avoir un trou dans la numérotation de vos factures ; soyez prêt à expliquer ce trou à votre commissaire aux comptes
