Documentation officielle pour SCOLANA

Guide

À qui sont adressées les factures ?

Scolana automatise les opérations suivantes :

1. Rattacher le compte facturation d’un enfant à sa famille.
2. Le compte rattaché à la famille est partagé par tous les enfants de la même famille.
3. Les personnes nommées sur la facture (en tant que destinataires) sont les personnes dont la case “interlocuteur financier” est cochée.
4. Initialement, les interlocuteurs financiers sont les parents.

Donc initialement, les factures sont adressées à tous les parents de la famille. Parfois il est souhaitable d’adresser la facture à l’un ou l’autre parent ; dans ce cas il suffit de décocher la case “interlocuteur financier” sur la fiche de la personne qui ne devrait pas apparaître. Il est même possible que l’interlocuteur financier soit une autre personne, non-parent, soit par bienveillance, soit motivé à optimiser ses impôts. Dans ce cas, c’est la même procédure, on décoche la case “interlocuteur financier” chez les parents, on la coche chez grande-mère (ou chez la personne concernée), et c’est réglé. Assurez-vous quand-même que la personne est rattachée à la famille (sous l’onglet “autres adultes”).

Oui, mais en fait c’est une société ou ambassade ou institution qui paye…

D’accord, dans ce cas la solution “autres adultes” ne convient pas. Voici la procédure :

1. Créez la fiche entreprise sous Administration → Contacts → Organisations (en supposant qu’elle n’existe pas déjà)
2. Créez la facture pour l’enfant comme d’habitude
3. Scolana va créer une facture adressée à la famille
4. Suivez la procédure affecter une facture à un autre client pour changer le destinataire de la facture.

Très bien … mais j’ai oublié de préciser : la société paye la scolarité, mais les parents payent tout ce qui reste. Comment faire ?

Je rêve d’un monde où tout est simple, où on n’invente pas des complications pour nous embêter. Mais comme dit tout à l’heure, il y a un risque d’ennui là. Mais on peut quand même rêver…

1. Identifiez la partie payée par l’entreprise.
2. Suivez la procédure “facturation” uniquement pour cette partie d’abord.
3. Scolana aura créé une facture adressée à la famille. C’est pas bon. Suivez la procédure ci-dessus pour changer le destinataire de la facture.
4. Suivez maintenant la procédure “facturation” pour les éléments qui restent ; pour ces derniers Scolana crée une nouvelle facture adressée à la famille.

Vous aurez enfin deux factures, une adressée à l’entreprise pour la partie qui la concerne, une autre adressée à la famille.

Qui paye les factures ?

Normalement, les parents sont solidairement et indivisiblement responsables des frais encourus dans le contexte de la vie scolaire de leur enfant. Ou au moins, c’est ce que vous avez écrit dans votre règlement intérieur ou contrat de scolarisation. N’est-ce pas ?

Donc la question de quel nom afficher sur la facture ne se pose pas : c’est forcement les deux parents, même s’ils n’ont plus envie de se parler entre eux.

Le problème se pose : la solidarité et indivision c’est très bien, mais en pratique, qui paye ? Parent A contribue X €, parent B contribue Y €. Comment allez-vous prélèver les bons montants des deux parents ?

Dans ce cas, il y a une solution facile : les parents ouvrent un compte bancaire joint ; ils assurent les fonds, et vous n’avez pas à vous occuper de qui paye combien à quel moment et pour quoi. Votre gestion de prélèvements restent simple et Zen. Vous vous échappez des détails de l’accord, ou même de l’absence d’accord. Vous pouvez vous concentrer sur l’éducation de leurs enfants, ceci étant enfin le but du jeu.

Non.

Comment, « non » ?

Non, vous ne connaissez pas nos parents. Ils ne vont jamais ouvrir un compte joint.

Ok, il y a une solution.

1. Tout d’abord, assurez-vous que le comptes bancaires des deux parents sont renseignés dans votre Scolana.
2. Ouvrez la fiche de la facture à repartir entre les deux comptes bancaires est trouvez la rubrique « échéancier »
3. Si vous avez déjà programmé des paiements sur la facture, peut-être ils ne sont plus les bons, supprimez-les si nécessaire
4. Maintenant utilisez le bouton Planifier pour planifier l’échéancier pour Parent A.
   1. Mettez la date de début (première échéance) et le nombre d’échéances
   2. Mettez le montant total à préléver – le montant que Parent A s’engage à payer
   3. Dans le champ “compte bancaire”, trouvez le compte de Parent A
   4. et sauvegardez
5. Puis la même chose pour Parent B

Qui a accès à la fiche famille dans Scolana ?

Normalement, et par défaut, c’est les deux parents. Techniquement, les toute personne liée à la famille, dont la case “responsable légal” est cochée. Initialement, c’est le parent ou les parents qui sont responsables légales. Un parent peut décocher cette case chez l’autre parent. En cas de conflit, c’est le premier qui gagne ; un parent qui n’est plus “responsable légal” n’a plus accès à la fiche.

Vous, en tant qu’admin, pouvez toujours récocher ou décocher cette case, pour remettre tout dans le bon ordre. Pour y accéder, ouvrez la fiche de la personne concernée, puis sous l’onglet «détails», cliquez sur le bouton “modifier”. La case se trouve dans le formulaire, entouré d’autres belles cases (à cocher ou non selon votre humeur).

D’accord, mais chez nous c’est l’enfer, on ne peut pas bloquer l’un et autoriser l’autre, ce n’est pas à l’école de décider

Il y a l’option “verrouillage”. En utilisant vos pouvoirs d’administrateur, vous verrouillez la fiche famille. Les deux parents peuvent toujours se connecter, consulter tous les documents et autres ressources que vous aurez mis à leur disposition, mais la modification d’une fiche parent, par un autre parent, est bloquée. Chaque parent peut toujours mettre à jour sa propre fiche, mais pas la fiche d’un autre adulte dans la famille.