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Transférer un règlement d'une facture à une autre facture

Vous avez encaissez les règlements de votre gentil client … mais du coup il vous informe que son règlement doit être affecté à une autre facture. Casse-tête ou casse-pieds ? Ou y a-t-il un bouton pour résoudre tout ça ?

Pré-requis

Assurez-vous que :

Guide

Il y a (au moins) trois moyens de ré-affecter les règlements d’une facture à une autre :

  1. Suppression et recréation du règlement
  2. Rejection et recréation du règlement
  3. Transfert de solde d’une facture vers l’autre

Suppression et recréation :

Si (a) les données comptables pour la période concernée n’ont pas été exportées, et (b) c’est un virement, ou un chèque pas encore remis en banque (du point de vue de Scolana), vous supprimer le règlement tout simplement, puis le recréer sur l’autre facture.

Rejection et recréation :

Sinon, si c’est un chèque ou prélèvement, vous pouvez cliquer sur la “pouce vers le bas” pour enregistrer le fait que le paiement a été saisi par erreur ; puis recréer le paiement sur l’autre facture.

Transfert de solde :

Alternativement, vous pouvez utiliser le bouton “transfert…” qui s’affiche en haut de la page sur la facture originale. Cette option est la moins simple, mais je pense la plus correcte, comptablement. Le bouton affichera un tableur, avec une ligne par facture, et une colonne crédit et une colonne débit sur chaque ligne. Voici la procédure :

  1. Allez sur la fiche de la facture originale et cliquez sur “transfert”
  2. Sur la ligne qui correspond à cette facture, le solde de la facture s’affichera dans la colonne “débit”. Normalement, vous ne changez pas ce montant, mais si vous le changez, c’est le montant à transférer sur l’autre facture.
  3. Le tableur peut afficher d’autres factures du même client. Sur ces lignes mettez un zéro côté débit et côté crédit.
  4. Sur la prochaine ligne disponible, dans le champ “facture”, cherchez la facture de l’entreprise
  5. Sur cette même ligne, dans la colonne “crédit”, mettez le même montant que vous avez mis dans la colonne “débit” toute à l’heure.
  6. La colonne “compte” n’est pas à utiliser pour cette opération. Voir ci-après pour un exemple du tableur avec un montant à transférer de 500. Notez que la somme des crédits doit toujours être égal à la somme des crédits.
  7. Les autres champs (description et date) sont à remplir comme vous le sentez. La description sera visible au comptable et au client.
  8. Cliquez sur “sauvegarder” ; vous pourrez ensuite vérifier que l’ancienne facture aura un débit et que la nouvelle facture aura un crédit correspondant au montant que vous avez mis.
compte facture débit crédit
(la facture originale) 500 0
(autres lignes…) 0 0
(la nouvelle facture) 0 500
totaux 500 500
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saving Sauvegarde en cours ...
saved Fiche sauvegardée
changed Fiche modifiée
error Sauvegarde échouée, merci de ré-essayer ultérieurement