Documentation officielle pour SCOLANA

Guide

Règlement pour une facture

Supposons, par exemple, que vous avez programmé ces prélèvements pour une facture :

Votre client arrive le 3 novembre avec un chèque de 600 euros. Nous pouvons supposer que ce chèque remplace les prélèvements de octobre, novembre et décembre.

Positionez-vous sur la fiche de la facture. Le bouton Règlement affiche un choix de moyens de paiement (chèque, espèces, etc), et aussi la liste de prélèvements non encore encaissés.

Cochez “chèque”, cochez les trois dates de prélèvement, puis cliquez sur “sauvegarder”. Le prochain écran affichera le formulaire de saisi d’un règlement, comme d’habitude, avec deux différences :

1. Le montant du règlement est prédéfini (calculé à partir des prélèvements que vous auriez cochés) (mais il reste modifiable)
2. En bas, sont affichés les prélèvements qui seront annulés et détruits lors de l’enregistrement du nouveau paiement.

Vous pouvez modifier le montant du règlement si nécessaire, mais dans ce cas il y aura un écart entre le montant de la facture et le montant des règlements ; pensez à confirmer auprès de votre client comment gérer la différence.

Remplissez les autres champs si nécessaire ; après avoir cliqué sur “sauvegarder”, vous pourrez confirmer, sur la fiche de la facture, que le règlement a été créé, et que les prélèvements ont été supprimés.

Règlement de plusieurs factures (du même client) en même temps

Le procédure est identique sauf que le point de départ sera la fiche du compte facturation du client. Cliquez sur Enregistrer un paiement ; Scolana affichera tous les prélèvements non-encaissés pour le client. Cochez les prélèvements à remplacer, cliquez sur “sauvegarder”, puis continuez comme d’habitude.

Par exemple, si vous avez programmé ces prélèvements :

Votre client arrive le 3 octobre avec un chèque de 600 euros. Nous pouvons supposer que ce chèque remplace les prélèvements de septembre et octobre. Si vous cochez les premiers quatre prélèvements, dans le prochain écran Scolana affichera :

C’est à dire, le montant du nouveau règlement affecté à chaque facture, correspond exactement au montant affecté par chaque prélèvement.

Saisissez les détails du règlement, et cliquez sur “sauvegarder” pour terminer.